אחת השאלות הכי נפוצות שאני מקבל היא, "אוקיי, הבנתי שאני צריך עזרה, אבל מה אתם עושים בפועל כשאתם נכנסים אלי לעסק?". בעלי עסקים חוששים, ובצדק, מיועצים שמגיעים, זורקים כמה סיסמאות על "חזון" ו"מצוינות", משאירים דוח יפה במגירה ונעלמים. בשיטת עבודה מתוכננת, הייעוץ הארגוני הוא לא אירוע תיאורטי, הוא תהליך של "עבודת כפיים" ניהולית שנועדה לסדר את הבלגן מהשורש.
הנה הצצה אל מאחורי הקלעים של תהליך הייעוץ, מהרגע שנכנסים ועד שהעסק מתחיל לעבוד כמכונה עצמאית.
שלב 1: שלב המראה (האבחון העמוק)
לפני שמתקנים, חייבים להבין מה באמת שבור. אנחנו לא מסתכלים רק על המספרים, אלא על האנשים ועל התנועה ביניהם. אני נפגש עם העובדים, עם מנהלי הביניים ובעיקר מקשיב לכם. המטרה היא לזהות את ה"חורים" בדלי, איפה הכסף בורח, איפה נוצרים צווארי בקבוק, ולמה משימות פשוטות לוקחות נצח. בסוף השלב הזה, אתם מקבלים תמונה כנה, לפעמים כואבת, של המצב הקיים, וחשוב מכך, אתם מבינים בדיוק למה המצב הוא כזה.
שלב 2: תכנון ה"שלד" הארגוני
עסק בלי מבנה ברור הוא עסק שבנוי על חול. בשלב הזה אנחנו עושים סדר בהיררכיה ובסמכויות. אנחנו מגדירים לכל אחד את ה"מגרש" שלו, מה האחריות שלו, על מה הוא נמדד, ולמי הוא פונה כשיש בעיה. זה השלב שבו אנחנו מפסיקים את הריצה של העובדים אליכם על כל שטות, ומייצרים להם מסלולים עצמאיים לעבודה. אנחנו בונים את המבנה הארגוני שלא רק נראה טוב על הנייר, אלא כזה שבאמת מאפשר לעסק לגדול בלי לקרוס.
שלב 3: הטמעת "שגרות ניהול" (הלב של עבודה מתוכננת)
זהו השלב הקריטי ביותר, ובו הייעוץ הופך למוחשי. אנחנו לא רק אומרים לכם "תנהלו טוב יותר", אנחנו מטמיעים מערכת של הרגלים חדשים:
- פורומים וישיבות, אנחנו מקימים שגרת ישיבות (קצרות ו) אפקטיביות, כאלו שיש להן סדר יום, פרוטוקול ומעקב ביצוע, כדי שלא תצטרכו לדבר על אותם דברים שוב ושוב.
- נהלי עבודה פשוטים, אנחנו כותבים יחד את ה"איך" של המשימות המרכזיות בעסק, כך שגם עובד חדש יוכל להיכנס לעניינים מהר, והאיכות של השירות שלכם תהיה אחידה תמיד.
- מערכות בקרה, אנחנו מטמיעים כלים (טכנולוגיים או ידניים) שמאפשרים לכם לראות את הביצועים העסקיים, בלי להיות "שוטר" מעל הראש של העובדים שלכם.
שלב 4: חניכה ושיפור ביצועים
ארגון הוא יצור חי, והאנשים בו צריכים ליווי כדי להשתנות. בייעוץ ארגוני בליווי חודשי, אני נמצא שם כדי לחנוך את המנהלים שלכם, לעזור להם להתמודד עם התנגדויות של עובדים, ולתקן את התוכנית תוך כדי תנועה. אם נוהל מסוים לא עובד בשטח, אנחנו לא מתעקשים עליו, אנחנו משפרים אותו. זהו תהליך של למידה מתמדת שבו הארגון שלכם הופך להיות חכם יותר וגמיש יותר.
לסיכום: מה יוצא לכם מזה בפועל?
בסוף התהליך, המטרה היא אחת, שהעסק יפסיק להיות תלוי ב"גבורה" היומיומית שלכם. אתם תקבלו שקט נפשי, עובדים שיודעים מה לעשות, מערכת שמתריעה על תקלות לפני שהן הופכות לאסון, ובעיקר זמן להתעסק במה שאתם באמת אוהבים בעסק שלכם. ב"עבודה מתוכננת", אנחנו לא מוכרים לכם שעות ייעוץ, אנחנו בונים איתכם את המערכת שתאפשר לכם להוביל, ולא רק לשרוד.
