לכולנו יש את אותן 24 שעות ביממה, אבל נראה שחלק מהאנשים מסוגלים לעשות יותר עם הזמן שלהם מאחרים. איך הם עושים את זה? אנשים מצליחים רבים יודעים את החשיבות של ניהול הזמן שלהם ושימוש מושכל בו. אם אתם מרגישים שהזמן שלכם נוזל מבין האצבעות, יש הרבה דרכים כדי להשתמש בזמן נכון יותר. הנה כמה טיפים כיצד להתנהל בתוך הזמן, לנהל את עצמך ולעשות בזמן שימוש נכון.
טיפ ראשון לניהול זמן נכון: תכנון מראש
רוב האנשים המצליחים מתכננים מראש ומקדישים טווחי זמן ספציפיים למשימות שחשוב להם להשיג. כך תוכלו להיות בטוחים שהמשימות החשובות מבוצעות ושאינכם מבזבזים זמן יקר על דברים שלא באמת חשובים לכם. ברגע שיש לכם תוכנית, קבעו לעצמכם מועדים והתמידו בהם. זה יעזור לכם להתקדם ולהשיג את המטרות שלכם לאורך זמן.
לדוגמא: זמן קבוע לתפילה, מדיטציה, ספורט, ארוחות, זמן משפחתי וזוגי, עבודה משרדית, פגישות, משימות ספציפיות יותר וכו’.
טיפ שני לניהול זמן נכון: תעדוף מראש
כאשר מחליטים אילו משימות צריכות לקבל עדיפות על פני אחרות, שקלו מה יהיו ההשלכות אם אחת לא תסתיים או לא תבוצע מספיק טוב. חשבו אם יהיו השלכות ארוכות טווח למשימה שלא בוצעה, או שאי הביצוע (או אי השלמות) רק יגרום אי נוחות לטווח קצר. בדרך זו, אפשר להבטיח שהמשימות שדורשות תשומת לב מיידית יטופלו תחילה, בעוד שמשימות אחרות יחכו לזמן שתתפנו לטפל בהן, באותו היום או בזמן אחר.
לדוגמא: בשביל לנאום, חשוב להכין טקסט ואולי גם מצגת. בשביל שתהיה מצגת, צריך שיהיה טקסט לנאום. אם יהיה טקסט ולא תהיה מצגת, זה לא יהיה נעים לטווח קצר. אם לא יהיה טקסט שינחה אתכם מה אתם רוצים לומר – זה יהיה ממש נזק לטווח ארוך. (קחו את המילים נאום, טקסט ומצגת והחליפו בכל דבר שיש בו מטרה, עיקר ו”תוספת”).
טיפ שלישי לניהול זמן נכון: הפסקות
הפסקות עשויות להרגיש (ולהראות) כמו בזבוז זמן, במיוחד כשאתם מנסים להפיק את המיטב מהזמן שיש לכם. אבל, למעשה, הפסקות מאד חיוניות ומסייעות לשמור על רמות פרודוקטיביות גבוהות יותר לאורך היום. הפסקות קבועות מאפשרות לנוח ולהיטען מחדש. כך שכאשר מדובר בהתמודדות עם פרויקטים גדולים או משימות שדורשות ריכוז ויכולות אנליטיות מורכבות, תוכלו להגיע לביצועים טובים יותר. אתם לא צריכים לעשות הפסקות ארוכות, אפילו הסחת דעת מהעבודה למשך כחמש-עשר דקות יכולה לעשות פלאים ולהגביר את רמת האנרגיה והמיקוד.
לדוגמא: חשבו על שיחות טלפון חשובות שנקטעו באמצע. האם התחדש לכם משהו, בתובנות או ברעיון שדיברתם עליו, שההפסקה הזו סייעה לכם להגיע לכך? אחרי חזרה מהפסקה, יש דברים שנראים אחרת – בזכות המרחב שהמוח מקבל להסתכל בצורה רחבה יותר ולא מצומצמת, במה שהייתם מרוכזים קודם.
לסיכום, למרות שהזמן הוא דבר שיתקדם ללא קשר למה תעשו בו, אתם יכולים להשתמש בו בצורה נכונה יותר. על ידי תכנון מראש, תיעדוף משימות על בסיס חשיבות ודחיפות, עיקר וטפל, וגם הפסקות לאורך היום, תוכלו לוודא שהימים שלכם פרודוקטיביים יותר ומאפשרים לכם להגשים את המטרות שלכם בצורה יעילה. עם הטיפים האלו, תוכלו להשתמש בזמן נכון יותר.
